11/11/2013

Implementando o ZTD. Dia 5 - Fazer

Fazer é, provavelmente, o mais importante hábito do ZTD. Podemos organizar, simplificar, planear, rever, mas se não fizermos de facto as tarefas que temos... o resto de nada adianta.

O Leo aconselha os seguintes passos para fazer as tarefas:

1. Escolhe uma tarefa, de preferência uma das tarefas mais importantes (MIT) que planeaste para o dia.

2. Elimina todas as distrações antes de começares a trabalhar na tarefa (email, telemóvel, tralha em cima da secretária, etc.). Mas atenção, agora não é altura de te pores a arrumar a secretária em vez de fazer a tarefa - nada de procrastinar!

3. Estabelece um período de tempo para trabalhar na tarefa e não fazer absolutamente mais nada enquanto esse tempo não passar. Eu gosto muito da técnica Pomodoro; resumidamente, é trabalhar 25 minutos de forma concentrada, sem interrupções, e descansar 5 minutos. Podes ler mais sobre a técnica Pomodoro neste post.

4. Lida com as interrupções, escrevendo rapidamente num bloco de apontamentos a nova informação ou pedido ou tarefa que chegou. Não vale interromper a tarefa para fazer uma outra só porque alguém chegou, interrompeu e pediu outra coisa para ontem...

5. Não interrompas a tarefa para fazer outras coisas, como ver rapidamente o email... Quando essas vontades vêm é melhor fechar os olhos, respirar fundo e voltar à tarefa.

6. Lida com o inevitável. Às vezes vai ser impossível dizer não a uma coisa super urgente que surgiu enquanto estavas concentradíssimo na tua tarefa. Se tal acontecer, regista o que estavas a fazer, para quando voltares a pegar nessa tarefa saberes logo onde ias...

7. Relaxa... Respira, levanta-te da secretária, faz pequenas pausas, bebe água... 

8. Aahh... Quando acabares a tarefa, concede-te alguns minutos para fazeres outra coisa e relaxar, seja navegar na net. ir apanhar ar, conversar com um colega. Tu mereces!


Devo dizer que sou grande fã da técnica Pomodoro; às vezes faço blocos de trabalho de mais de 25 minutos, mas nunca mais de 50 minutos - mas isto tem muito a ver com o tipo de trabalho, se é mais ou menos exigente do ponto de vista intelectual. Quanto aos outros pontos... sobretudo o 2, o 4 e o 5... é mais difícil... Se tiveres os mesmo problemas em encontrar o foco com tanta distração à volta, aqui ficam alguns posts que podem ajudar:

O foco na era da distração
Mais foco: controlar e bloquear a internet
Mais foco: pequenas tarefas


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3 comentários:

  1. Oi.
    Acho que vou ler o teu blog todo para ver se me inspiro.
    Adoro-o... continua assim.
    Bjs

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  2. Olá estou adorando a serie, esta me ajudando muito a colocar o ztd na minha vida. Para mim esse ponto fazer é o mais importante em qualquer sistema de produtividade e sentia muita falta disso no gtd, pois eu ficava horas arrumando o evernote para depois iniciar as minha tarefas diárias. Com o seu blog e depois de ter lido o livro do Leo eu mudei a minha visão e percebi que não precisava de um sistema desse nivel tão complicado e cheio de tags como estava no meu evernote. Agora eu utilizo um programa que o próprio Leo indica em seu livro o todoist e uma caderneta e pronto até o momento esta funcionando, não tenho deixado tarefas para depois e feito tudo no dia e no fim de cada tarefa posso acessar a internet. O evernote é apenas para gerenciar meus objetivos, metas para o ano e as minhas paixões. Esses são os meus materias para o meu ztd. Um grande beijo.

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  3. olá rita. no inicio do proximo ano vou-me mudar para faro. não conhecendo eu nada da cidade será que podes falar aqui no blog um pouco mais sobre como é a cidade, as melhores zonas para morar (segurança, tranquilidade), etc.
    Obrigada

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